Die Corona-Pandemie sorgt weltweit für Aufruhr und hat das Wirtschaftsgeschehen massiv beeinträchtigt. Unternehmensinterne Rechtsabteilung stehen deshalb vor neuen Herausforderungen. Auf der einen Seite kürzen Unternehmen ihre Budgets für Rechtsleistungen und auf der anderen Seite steigt die Masse und Komplexität an juristischen Fragestellungen. Inhouse-Juristen müssen versuchen, ihre Kosten zu minimieren und gleichzeitig den Arbeitsdruck auf ihre Teams zu verringern. Gerade in Krisenzeiten hinterfragen Rechtsabteilungen ihre Zusammenarbeit mit externen Anwaltskanzleien und suchen nach flexiblen, effizienten und zeitgerechten Lösungsansätzen für juristische Fragestellungen. Im Folgenden wird beleuchtet, nach welchen Kriterien externe Rechtsberater von Unternehmen ausgewählt werden können, wie man das Outsourcing von Rechtsdienstleistungen kosteneffizienter gestalten kann und wie Unternehmensjuristen und Kanzleien eine gemeinsame Agenda erarbeiten können.
Veränderungen auf der Unternehmensseite
Generell lässt sich in den letzten Jahren ein Anstieg an juristischer Arbeit sowie komplexere neue Themen für Unternehmensjuristen feststellen. Dies ist vor allem auch auf ein allgemeines Unternehmenswachstum zurückzuführen. Um mit dieser zusätzlichen Arbeitsbelastung umzugehen verlassen sich Unternehmensjuristen auf die fundierte Expertise von externen Anwaltskanzleien. Die Covid-19-Pandemie hat gezeigt, dass Unternehmen jetzt noch mehr unter dem Druck stehen, mit wachsenden Rechtsrisiken umzugehen und gleichzeitig ihre Effizienz zu steigern. Ebenfalls erhöhen komplexe gesetzliche Anforderungen den Bedarf an Rechtsberatung.
Der konstant steigender Kostendruck innerhalb der Unternehmen setzt ein effektives Kostenmanagement bei der Beauftragung von externen Kanzleien voraus. Dies bedeutet, dass Rechtsabteilungen bei reduzierten Budgets mehr Leistung bringen müssen. Deshalb sind Kanzleien gefordert, bessere, schnellere und günstigere Lösungen zu komplexen Rechtsfragen zu liefern. Um dies zu erreichen sind Rechtsabteilungen gezwungen, ihre operativen Rahmenbedingungen bei der Zusammenarbeit mit Kanzleien stetig zu optimieren.
Aus diesem Grund werden in letzter Zeit bei großen Unternehmen vermehrt die Einkaufsabteilung in die Prozesse im Rahmen der Zusammenarbeit mit externen Kanzleien eingebunden. Sie unterstützen den General Counsel bei operativen Aufgaben wie Auswahl und Einkauf von rechtlichen Dienstleistungen sowie der anschließenden Steuerung der beauftragten Kanzleien. Diese Prozesse sind insgesamt viel professioneller geworden, da auch die Unternehmen anspruchsvoller geworden sind und viel Wert auf gesteigerte Effizienz legen. Die veränderte Erwartungshaltung an externe Rechtsberater liegt vor allem an der Positionierung des General Counsels innerhalb des Unternehmens. Seine Rolle hat kontinuierlich an Bedeutung gewonnen, da er direkt an die Geschäftsführung berichtet und als Geschäftsmann mit juristischer Fachkompetenz gesehen wird. Neben rechtlichen Einschätzungen wird ebenfalls von ihm erwartet wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen. Eine davon ist die Effizienzsteigerung und gleichzeitige Kostenminimierung von externen Rechtsdienstleistungen.
Differenzierte Auswahlkriterien
Die Beschaffung von Rechtsdienstleistungen durch die Unternehmen hat sich in den letzten Jahren in verschiedener Hinsicht verändert und wird dies wohl auch noch weiter tun. Vor allem der Auswahlprozess ist differenzierter und professioneller geworden. Unternehmen selektieren nicht nur nach fachlicher Kompetenz, Referenz, Empfehlung und Reputation, sondern beziehen auch viele weitere Servicekriterien wie Kommunikationsfähigkeit, Soft Skills und den Einsatz von Projektmanagement in ihre Entscheidung ein. Unternehmen legen großen Wert darauf, dass sich die Kanzleien in diesen Bereichen ständig weiterbilden, die gewonnenen Kenntnisse in die tägliche Arbeit integrieren und bei der Zusammenarbeit mit den Unternehmen weitergeben, um das bestmögliche Ergebnis für den Kunden zu liefern.
Ebenfalls wird der Einsatz von neuen Technologien, wie Legal Tech-Tools, zur Effizienzsteigerung von den Unternehmen gerne gesehen. Zusätzlich ist es besonders für international agierende Firmen wichtig, dass die Kanzlei globale Expertise mitbringt und wirtschaftliche Zusammenhänge zwischen mehreren Ländern erkennt. Im Kontext der Kanzleiauswahl betonen viele General Counsel, dass dabei auch der Faktor Diversity in Bezug auf kulturelle Vielfalt und Gender sowie das Thema ethische Standards eine große Rolle spielen. Allgemein sind weitere Kriterien wie Kreativität im Rahmen von alternativen Lösungsansätzen sowie Flexibilität bei der Bearbeitung von kurzfristigen Problemstellungen ebenfalls wichtig bei der Auswahl externer Rechtsberatung.
Kosteneffizientes Outsourcing von Rechtsdienstleistungen
Die Covid-19-Pandemie hat den Druck auf Rechtsabteilungen von Unternehmen noch verstärkt, externe Mandate bei gleichbleibend hoher Qualität günstiger zu vergeben. Neben den oben erklärten Selektionskriterien ist der Kernaspekt bei der Mandatsvergabe die Vergütung der Rechtsdienstleistung, da Rechtsabteilungen immer mehr mit Budgetkürzungen auf der einen Seite und vermehrter Nachfrage nach Rechtsexpertise innerhalb des Unternehmens zu kämpfen haben.
Aus diesem Grund präferieren Unternehmen vermehrt alternative Vergütungsmethoden wie Ratenzahlungen, festgelegte Pauschalpreise pro Projekt oder pro Monat für die Kanzleiarbeit. Diese Abrechnungsmodelle ermöglichen den Unternehmen eine größere Planungssicherheit. Oft sind diese Angebote günstiger, als es die reine Abrechnung über Stundenhonorare. Die Vorab-Kostenschätzung variiert je nach Auftragsvolumen und wird im Dialog zwischen Unternehmen und Kanzlei erarbeitet. Der Einkauf ist bei vielen Unternehmen bei diesen Ratenverhandlungen, der zeitlichen Terminierung der Projekte und Abrechnungen involviert. Außerdem unterstützt die Einkaufsabteilung den General Counsel bei der Steuerung der Projekte und dem Monitoring der Kosten.
Für die Kanzleien ist es wichtig, dass von Unternehmensseite die Aufgabenbeschreibungen und das Auftragsvolumen klar definiert ist, um einen realistischen Kostenvoranschlag abzugeben. So können externe Rechtsberater auch bei komplexen Mandaten genauer kalkulieren, was die Effizienz insgesamt erhöht und wovon beide Seiten profitieren.
Erwartungsmanagement
Während der Zusammenarbeit von interner Rechtsabteilung und externer Anwaltskanzlei ist eine gemeinsame Agenda, ein konstanter Austausch und ein klar kommuniziertes Erwartungsmanagement wichtig. Schon vor Beginn des Projektes muss das Unternehmen seine Vorstellungen zum Abwicklungsprozess, Reaktionszeiten und der Dringlichkeit ihres Anliegens äußern und vor allem zu seinen Erwartungen gegenüber den externen Beratern klar Stellung beziehen. Auch die jeweiligen Ansprechpartner und Vertreter werden vorher festgelegt um Transparenz in Bezug auf die Zuständigkeiten und Organisationsstrukturen auf der Kanzlei- und Unternehmensseite zu gewährleisten.
Während der Zusammenarbeit ist eine konstante Kommunikation zwischen den beiden Parteien wichtig, die mithilfe von festgelegten Jour fixe Terminen gesichert wird. Hierzu gehören auch Updates zur Auslastung und des Projektfortschritts. Ebenfalls erwarten Unternehmen von externen Anwälten, dass diese proaktiv über das Projekt hinaus, ihren Mandanten zusätzliche Informationen zu relevanten Rechtsfragen zur Verfügung stellen. Mit diesen oder ähnlichen Initiativen können sich externe Berater eine langfristige Zusammenarbeit sichern. Eine regelmäßige Evaluation der Zusammenarbeit führt zu einem effizienteren Arbeitsprozess, der sowohl den Unternehmen als auch den externen Beratern einen Mehrwert liefert. Abschließend lässt sich sagen, dass insbesondere bei erfolgseintrittsbezogener Vergütung oder Ratenzahlung pro Projektabschnitt Anreize zu möglichst effizientem Arbeiten gesetzt werden.
Centurion Plus
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